Tietosuojaseloste – kokoelmat

Rekisterinpitäjä
Gösta Serlachiuksen taidesäätiö (myöhemmin Serlachius-museot)
Joenniementie 47
35800 Mänttä
Y-tunnus 0151144-3
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: talousjohtaja Juha Roponen (etunimi.sukunimi@serlachius.fi)

Rekisterin nimi: Serlachius-museoiden kokoelmarekisterit

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Kokoelmien tallentaminen, säilyttäminen, tutkiminen ja saavutettavaksi saattaminen on ammatillisten museoiden lakisääteinen tehtävä, jonka hoitaminen edellyttää kokoelmiin liittyvän tiedon tallentamista (Museolaki 314/2019). Kokoelmien kartuttamisen, luetteloinnin, tutkimuksen ja kokoelmapalveluiden yhteydessä tallennetaan henkilötietoja hankinnan laillisuuden todentamiseksi, historia- ja provenienssitietojen tallentamiseksi, tietojen luotettavuuden todentamiseksi, tekijänoikeuden suojaamiseksi ja aineistoihin sisältyvien henkilötietojen asianmukaisen käytön turvaamiseksi.

Serlachius-museoiden kokoelmarekisterit koostuvat sähköisistä ja analogisista diaareista ja kokoelmaluetteloista, kokoelmanhallintajärjestelmistä ja sähköisistä kyselyjärjestelmistä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet:

Museokokoelmiin liittyvien henkilötietojen käsittelyperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukainen yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen. Siitä säädetään tarkemmin kansallisessa tietosuojalaissa. Tietosuojalain 1050/2018 4 §:n 4 kohdan mukaan henkilötietoja sisältäviä tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoja sekä näiden kuvailutietoihin liittyviä henkilötietoja saadaan käsitellä arkistointitarkoituksessa, kunhan käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.

Kokoelma-aineistojen luovuttajien ja kokoelmapalveluiden asiakkaiden henkilötietojen käsittely voi perustua myös suostumukseen tai oikeutettuun etuun.

Rekisterien tietosisältö:

Kokoelmarekistereissä henkilötietoja on kokoelmanhallintajärjestelmien toimijarekisterissä, aineistojen kuvailutiedoissa sekä metatiedoissa, valokuvissa (kasvokuva), digitaalisissa tai digisyntyisissä objekteissa (arkistokokoelmat) ja kirjautuneiden käyttäjien tiedoissa. 

Rekistereihin tallennetaan henkilötietoja, joiden tallentaminen on kokoelmatyön ja kokoelmapalveluiden tuottamisen kannalta tarpeellista, kuten henkilön nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite ja aineiston tilaustapahtumat. Rekistereihin tallennetaan lisäksi henkilöhistoriallisia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään, kokoelmiin kuuluvista arkisto- ja muistitietoaineistoista, julkisista tietolähteistä kuten arkistoista, julkaisuista ja verkkosivuilta tai kolmansien osapuolien ylläpitämistä julkisista rekistereistä.

Tietojen säännönmukainen luovutus:

Museokokoelmiin liittyviä henkilötietoja voidaan luovuttaa kokoelmapalveluiden asiakkaille ja asianosaisille.

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti kansalliseen Finna-palveluun julkiseksi määriteltyjen metatietojen osalta. Tietojen haravointi Finnan indeksiin tapahtuu OAI-PMH-rajapinnan kautta kerran vuorokaudessa.

Kokoelman hallinnoinnin ja hoidon vuoksi tietoja voidaan luovuttaa Serlachius-museoihin sopimussuhteessa oleville vakiintuneille ja oleellisille yhteistyökumppaneille. Tämän lisäksi Serlachius-museot voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä luotettaville palveluntarjoajille tai alihankkijoille esimerkiksi kokoelmapalveluiden toteuttamisen yhteydessä.

Rekisterin tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus:

Henkilötietoja sisältävien aineistojen käsittelyä, katselua ja käyttöä rajataan käyttö- ja näyttörajoituksilla. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä työntekijöillä ja teknisillä ylläpitohenkilöillä, joiden työtehtävien hoitoon se kuuluu. Kokoelmapalveluasiakkailla on pääsy kokoelmakuvailuihin ja objekteihin sisältyviin henkilötietoihin hyväksymällä kokoelmien käyttöehdot. Kokoelmapalveluasiakkaat näkevät henkilötietoja vain tarvittavassa laajuudessa. Tietojärjestelmät on teknisesti suojattu yleisesti käytössä olevin tavoin, esim. henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Digitaalista aineistoa säilytetään tietoturvallisessa pilvipalvelussa Euroopassa sekä lukituissa tiloissa museossa. Analogista aineistoa säilytetään museossa lukituissa tiloissa, joihin on rajattu kulkuoikeus.

Rekisteröidyn oikeudet:

Henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekistereihin on tallennettu, sekä pyytää häntä koskevien virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten tietojen oikaisemista. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat tiedot poistetaan (oikeus tulla unohdetuksi). Henkilöllä on myös milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn. Peruutuksella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn käsittelyyn. 

EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan mukaan oikeutta tietojen poistamiseen eli oikeutta tulla unohdetuksi ei kuitenkaan sovelleta, kun henkilötietoja käsitellään yleisen edun mukaisissa arkistointitarkoituksissa. Kansallisen tietosuojalain 32 § puolestaan sallii poikkeamisen asetuksen 15, 16 ja 18–21 artiklassa tarkoitetuista rekisteröidyn oikeuksista arkistointitarkoituksissa.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena osoitteeseen:
Serlachius-museot
Joenniementie 47
35800 Mänttä

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja tai asetuksia.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 28.5.2026.